Certificado de retenciones IRPF: ¿qué es y cómo obtenerlo?

En plena campaña de la Renta o en cualquier proceso de gestión fiscal, hay un documento que suele generar muchas dudas entre autónomos, trabajadores y empresas: el certificado de retenciones del IRPF. Este certificado es clave para cumplir con las obligaciones tributarias y, además, es uno de los documentos más solicitados por los asesores fiscales a sus clientes.

En este artículo vamos a explicar en detalle qué es el certificado de retenciones del IRPF, cuándo se necesita, cómo se obtiene y cómo pueden las asesorías digitalizar su gestión gracias a un software especializado.

¿Qué es el certificado de retenciones del IRPF?

El certificado de retenciones del IRPF es un documento emitido por un pagador (empresa, autónomo o entidad) en el que se detalla cuánto ha cobrado un profesional o trabajador durante un ejercicio fiscal y cuánto se le ha retenido en concepto de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Se trata de un resumen fiscal que acredita los pagos y retenciones practicados, generalmente en relación con rendimientos del trabajo o rendimientos de actividades profesionales.

¿Quién lo emite?

El certificado debe ser emitido por:

• Empresas a sus trabajadores o a profesionales autónomos a los que hayan pagado honorarios.
• Administraciones públicas.
• Autónomos que hayan subcontratado servicios y practicado retenciones.
• En definitiva, cualquier pagador que haya practicado retenciones durante el año fiscal.

¿Para qué sirve el certificado de retenciones del IRPF?

Este documento es de gran relevancia tanto para trabajadores y autónomos como para las asesorías que gestionan su contabilidad, ya que:

• Facilita la declaración de la Renta: el contribuyente necesita conocer qué ingresos ha tenido y qué retenciones se le han practicado.
• Sirve de justificante fiscal: en caso de revisión por parte de Hacienda, es un documento acreditativo de que las retenciones han sido efectivamente practicadas y declaradas.
• Es obligatorio entregarlo: el pagador tiene la obligación legal de entregar este certificado al receptor de los pagos antes del 1 de marzo del año siguiente.

¿Qué información contiene el certificado?

El contenido del certificado puede variar en función del tipo de rendimiento que se declare (trabajo, actividad profesional, alquileres, etc.), pero en general incluye:

• Datos del pagador: nombre, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del perceptor: nombre, NIF y domicilio.
• Importe total abonado durante el año natural.
• Importe total de las retenciones practicadas.
• Código y tipo de rendimiento (por ejemplo, 01 para rendimientos del trabajo, 02 para actividades profesionales…).
• Fecha y firma del pagador o responsable de la empresa.

¿Cuándo se entrega el certificado de retenciones?

El certificado de retenciones debe entregarse:

• Antes del 1 de marzo del año siguiente al ejercicio fiscal correspondiente.
• Por ejemplo, los certificados de retenciones del año 2024 deben entregarse como tarde el 29 de febrero de 2025(al ser año bisiesto).

Este documento ayuda a que el receptor tenga toda la información necesaria para presentar correctamente su declaración del IRPF, por lo que entregarlo en plazo es fundamental.

¿Cómo se obtiene el certificado de retenciones del IRPF?

Si eres trabajador o profesional:

• Debes solicitarlo a la empresa o autónomo que te haya pagado durante el año.
• No es un trámite que se pueda hacer directamente con Hacienda, ya que es el pagador quien debe emitirlo.

Si eres empresa o asesoría:

• Puedes generarlo manualmente a través de tu programa contable, o bien…
• Utilizar un software especializado para asesorías, que te permita automatizar el proceso de generación y envío de certificados.

Si necesitas consultar tus retenciones:

• A través del portal de la Agencia Tributaria, puedes acceder a tus datos fiscales para contrastar los importes declarados por los pagadores en sus modelos 190 (resumen anual de retenciones).
• Esta información es orientativa, pero no sustituye el certificado oficial.

¿Qué relación tiene el certificado con el modelo 190?

El modelo 190 es la declaración informativa anual de retenciones e ingresos a cuenta que deben presentar los pagadores. En él se reflejan todas las operaciones sujetas a retención realizadas en el año.

El certificado de retenciones que se entrega a cada trabajador o profesional debe coincidir exactamente con lo declarado en el modelo 190. Por tanto, es importante revisar que ambos documentos estén alineados para evitar discrepancias.

¿Qué ocurre si no se entrega el certificado?

No entregar el certificado puede derivar en consecuencias:

• Para el pagador (empresa o autónomo): la falta de entrega puede considerarse una infracción tributaria, especialmente si se detecta un error o falta de concordancia con el modelo 190.
• Para el receptor: puede tener dificultades para presentar correctamente la declaración de la Renta, ya que carece de la documentación oficial que acredita sus ingresos y retenciones.

¿Cómo pueden las asesorías automatizar este proceso?

La emisión manual de certificados puede ser una tarea tediosa y propensa a errores, especialmente cuando una asesoría gestiona decenas o cientos de clientes. Aquí es donde entra en juego el software de gestión fiscal y contable especializado para asesorías.

Con una solución SaaS como la que ofrecemos en nuestra plataforma, podrás:

• Generar automáticamente todos los certificados de retenciones en función de los datos contables del ejercicio.
• Validar que coincidan con los importes declarados en los modelos 111 y 190.
• Enviarlos digitalmente a tus clientes, de forma segura y en tiempo récord.
• Cumplir con los plazos legales sin estrés.

Esto no solo mejora la eficiencia interna, sino que incrementa la calidad del servicio y la confianza del cliente en la asesoría.