¿Cómo validar una factura electrónica? (Actualizado 2025)

La factura electrónica ya no es el futuro: es el presente. Con la obligatoriedad progresiva impuesta por la Ley Crea y Crece, todas las empresas y autónomos deberán adaptarse a este formato digital. Pero más allá de emitir o recibir e-facturas, uno de los puntos críticos es validar que estas facturas sean correctas y cumplan con los requisitos legales.

En este post te explicamos cómo validar una factura electrónica en 2025, qué herramientas existen y por qué contar con un software SaaS especializado puede marcar la diferencia para asesorías y gestorías.

¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura en papel y tiene los mismos efectos legales y fiscales, siempre que cumpla con determinados requisitos técnicos.

Tipos de factura electrónica

Existen dos modalidades principales:

• Factura electrónica con formato estructurado: generada automáticamente por un software en formatos como Facturae, XML o UBL, y legible por sistemas informáticos.
• Factura electrónica no estructurada: formatos como PDF que, aunque se consideran electrónicos, no permiten una validación automatizada.

A partir de 2025, la modalidad estructurada será obligatoria para la mayoría de las relaciones B2B y B2G (empresa a empresa o empresa con administración).

¿Por qué es importante validar una factura electrónica?

Validar una factura electrónica significa comprobar que cumple con los requisitos legales, técnicos y fiscales exigidos por la normativa vigente. Si una e-factura no es válida, podría no tener efectos fiscales, generar errores contables o incluso dar lugar a sanciones.

Algunas razones por las que validar una factura es fundamental:

• Evitar problemas con la deducción del IVA.
• Asegurar que el archivo tiene una firma digital válida y no ha sido manipulado.
• Garantizar la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación.
• Cumplir con los requisitos de la Ley de Factura Electrónica y el Reglamento eIDAS.

¿Cómo validar una factura electrónica paso a paso?

A continuación, te detallamos los principales pasos para validar una factura electrónica estructurada, especialmente en formato Facturae, que es el más utilizado en España.

1. Verifica el formato de la factura

El formato más utilizado para facturación estructurada en España es el Facturae 3.2.2 o superior. Este archivo tiene extensión .xsig o .xml y debe cumplir con las especificaciones del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

2. Comprueba la firma electrónica

Toda factura electrónica válida debe ir firmada electrónicamente con un certificado digital emitido por una entidad reconocida. Esto garantiza la autenticidad e integridad del documento.

Puedes utilizar herramientas como:

• Valide.gob.es: para comprobar la firma digital y los certificados.
• Software de lectura de Facturae como Facturae Viewer.

3. Valida la estructura del archivo

El archivo XML debe respetar la estructura y los esquemas definidos por el formato Facturae. Para validar esto, puedes utilizar:

• Herramientas oficiales como el Validador de Facturae.
• Soluciones SaaS de facturación electrónica que realizan esta validación de forma automática.

4. Verifica los datos fiscales

Es esencial que la factura contenga:

• NIF y razón social del emisor y del receptor.
• Fecha de emisión y número de factura.
• Desglose del IVA o impuestos aplicables.
• Base imponible y total.

Un error en estos datos puede invalidar la factura a efectos tributarios.

5. Asegura la trazabilidad del envío y recepción

La validez de una factura electrónica también depende de que se pueda demostrar su envío y recepción. Por eso es recomendable utilizar canales de comunicación seguros o plataformas que dejen constancia fehaciente del intercambio.

Herramientas para validar facturas electrónicas en 2025

En la actualidad existen varias herramientas, tanto gratuitas como profesionales, para la validación de facturas electrónicas:

Herramientas gratuitas

• Valide (Red Sara): plataforma oficial del gobierno para validar firmas digitales.
• Facturae Viewer: visor gratuito del formato Facturae.
• Validadores XML online: para verificar la estructura de los archivos.

Software SaaS profesional

Las asesorías y gestorías pueden beneficiarse enormemente de utilizar software SaaS de facturación y contabilidad que incluya:

• Validación automática de e-facturas entrantes.
• Comprobación de firma electrónica y certificados.
• Integración directa con SII y AEAT.
• Aprobación y contabilización automática.

Esto ahorra tiempo, reduce errores humanos y garantiza el cumplimiento normativo.

¿Qué dice la normativa sobre la factura electrónica en 2025?

Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, se impone la obligación de facturación electrónica entre empresas y autónomos de forma progresiva:

• Desde 2025, todas las empresas con facturación superior a 8 millones de euros están obligadas.
• En 2026, se extenderá a la totalidad de las empresas y autónomos.

La ley establece que todas las e-facturas deberán:

• Emitirse en formato estructurado.
• Incluir firma electrónica avanzada.
• Cumplir con los estándares de interoperabilidad definidos por el Ministerio.
• Estar disponibles para su consulta por ambas partes durante al menos 4 años.

Por tanto, validar correctamente estas facturas no es una opción, sino una necesidad legal y operativa.

Consejos para asesorías y gestorías

Como profesional que gestiona la contabilidad e impuestos de múltiples clientes, es clave contar con herramientas que automaticen la validación de e-facturas y te permitan:

• Detectar errores antes de que afecten la contabilidad.
• Cumplir con la normativa sin complicaciones.
• Mantener un flujo de trabajo ágil y centralizado.
• Integrar la facturación con la contabilidad y la presentación de modelos tributarios.

Elegir un buen software SaaS especializado para asesorías te permitirá escalar tu negocio y mejorar la calidad del servicio que prestas a tus clientes.

Preguntas frecuentes sobre la validación de facturas electrónicas

¿Cómo sé si una factura electrónica es válida?

Debes verificar que el archivo tiene el formato correcto (como Facturae), contiene los datos fiscales obligatorios, está firmado digitalmente con un certificado válido y cumple con la normativa vigente.

¿Puedo validar una factura electrónica en PDF?

No, los PDFs no permiten una validación estructurada ni automática. Para cumplir con la ley de factura electrónica, necesitas emitir y validar facturas estructuradas (como Facturae o UBL) con firma digital.

¿Qué herramientas gratuitas puedo usar para validar una e-factura?

Puedes utilizar:

• Valide.gob.es para validar firmas digitales.
• Facturae Viewer para abrir y visualizar facturas en formato Facturae.
• Validadores XML para comprobar la estructura.

¿Qué pasa si no valido una factura correctamente?

Si una factura electrónica no es válida, puedes perder el derecho a deducirte el IVA, tener problemas en inspecciones fiscales o sufrir retrasos en pagos y procesos contables.

¿Un software de facturación SaaS valida automáticamente las e-facturas?

Sí, muchos softwares SaaS avanzados ofrecen validación automática, lectura de e-facturas, comprobación de firmas digitales y conversión a asientos contables listos para presentar.