Cuenta de explotación: qué es y cómo hacerla (2025)

La cuenta de explotación es una herramienta clave en la gestión financiera de cualquier empresa, y especialmente relevante para asesorías y gestorías que deben presentar informes claros y precisos a sus clientes. En este artículo actualizado para 2025, te explicamos qué es una cuenta de explotación, para qué sirve, cómo elaborarla correctamente y qué ventajas tiene usar soluciones SaaS para automatizar este proceso.

¿Qué es una cuenta de explotación?

La cuenta de explotación, también conocida como cuenta de resultados, es un informe contable que muestra el resultado económico de una empresa en un periodo determinado (generalmente un año o un trimestre). Su objetivo es reflejar la diferencia entre los ingresos y los gastos, permitiendo saber si el negocio ha generado beneficios o pérdidas.

En otras palabras, la cuenta de explotación indica si el modelo de negocio es rentable y cuáles son las áreas que están funcionando o fallando.

¿Para qué sirve una cuenta de explotación?

La cuenta de explotación es fundamental tanto para la toma de decisiones internas como para el cumplimiento de obligaciones externas:

• Evaluación del rendimiento económico: permite analizar si la empresa está generando beneficios y en qué medida.
• Toma de decisiones estratégicas: facilita ajustes en precios, reducción de costes, cambios en inversiones o políticas de financiación.
• Informe a terceros: bancos, inversores o administraciones pueden exigirla para valorar la situación económica de la empresa.
• Planificación fiscal: es clave para calcular correctamente los impuestos a pagar, como el Impuesto de Sociedades.

¿Cómo se estructura una cuenta de explotación?

Una cuenta de explotación se divide en dos grandes bloques: ingresos y gastos, que a su vez se pueden clasificar en distintos niveles:

Ingresos

• Ingresos de explotación: ventas de productos o servicios.
• Otros ingresos de gestión: ingresos por alquileres, subvenciones o comisiones.

Gastos

• Costes de ventas: materias primas, mercancías, producción.
• Gastos de personal: sueldos, cotizaciones sociales, formación.
• Gastos generales: alquileres, suministros, servicios profesionales, seguros.
• Amortizaciones: depreciación de activos.
• Otros gastos financieros o extraordinarios.

Una vez clasificados todos los conceptos, se calcula el resultado:

Resultado de explotación = Ingresos totales – Gastos totales

¿Cómo hacer una cuenta de explotación paso a paso en 2025?

Con la digitalización y el auge del software SaaS, hoy en día es más fácil que nunca elaborar una cuenta de explotación clara y precisa. Aquí te dejamos un proceso actualizado y optimizado:

Paso 1: Reunir todos los datos contables

Es imprescindible tener acceso a los libros contables y registros de ingresos y gastos. Esto incluye facturas emitidas y recibidas, nóminas, pagos a proveedores, etc.

Consejo SaaS: Usar un software de gestión contable conectado con la facturación permite automatizar esta recopilación en tiempo real.

Paso 2: Clasificar los ingresos y los gastos

Cada entrada debe asignarse correctamente a su categoría contable. Es importante seguir un criterio uniforme para poder comparar resultados entre periodos.

Consejo SaaS: Muchos sistemas permiten categorizar automáticamente según el tipo de operación o proveedor.

Paso 3: Calcular el resultado de explotación

Una vez organizados los datos, se realiza el cálculo: ingresos menos gastos. También puede incluirse un análisis de márgenes y ratios de rentabilidad.

Paso 4: Interpretar los resultados

Más allá del número final, lo importante es entender el porqué. ¿Qué costes han aumentado? ¿Qué líneas de negocio son más rentables? ¿Dónde se puede optimizar?

Consejo experto: Realizar una comparación interanual y sectorial ofrece una perspectiva más útil para la toma de decisiones.

Paso 5: Presentar el informe

El documento debe ser claro, visual y fácil de interpretar, tanto para gerentes como para clientes o inversores.

Consejo SaaS: Las soluciones modernas permiten generar informes visuales con gráficos, dashboards y comparativas automáticas.

Ventajas de usar software SaaS para elaborar la cuenta de explotación

La transformación digital ha revolucionado la forma de gestionar la contabilidad y los informes financieros. Estas son algunas ventajas de usar soluciones SaaS para preparar la cuenta de explotación:

• Automatización del proceso: ahorra tiempo y reduce errores humanos.
• Acceso en la nube: puedes consultar y editar los datos desde cualquier lugar.
• Integración con otras herramientas: como facturación, nóminas, CRM o ERP.
• Actualización normativa constante: cumple con la legislación vigente.
• Informes visuales y personalizables: ideales para presentaciones a clientes o auditorías.

Para asesorías y gestorías, contar con un software que permita elaborar y presentar cuentas de explotación de forma eficiente es una ventaja competitiva clave en 2025.

Buenas prácticas para asesorías y gestorías

Si eres una asesoría que gestiona las cuentas de explotación de múltiples clientes, ten en cuenta estas recomendaciones:

• Establece una plantilla estándar de cuenta de explotación para todos los clientes.
• Automatiza la recogida de información contable mediante conectores y OCR.
• Ofrece un informe visual y explicativo, no solo el dato contable.
• Detecta oportunidades de mejora para tus clientes, proponiendo acciones basadas en los datos.
• Apóyate en dashboards interactivos para el seguimiento mensual o trimestral.

Con la ayuda de un software especializado, podrás ofrecer un servicio más rápido, más preciso y con mayor valor añadido.

Preguntas frecuentes sobre la cuenta de explotación

¿Es lo mismo una cuenta de explotación que una cuenta de resultados?

Sí, ambos términos hacen referencia al mismo documento contable. “Cuenta de resultados” es el término más genérico y habitual en entornos financieros, mientras que “cuenta de explotación” se utiliza sobre todo en contextos más operativos o de gestión empresarial.

¿Cada cuánto tiempo debe elaborarse?

Depende del tamaño y necesidades de la empresa. Lo habitual es hacerla anualmente (para la presentación de resultados e impuestos) y trimestral o mensualmente para seguimiento interno.

¿Es obligatorio presentar la cuenta de explotación?

Legalmente, las empresas deben presentar sus cuentas anuales (que incluyen la cuenta de pérdidas y ganancias) al Registro Mercantil. No obstante, no están obligadas a publicar un documento detallado como la cuenta de explotación interna, aunque sí es altamente recomendable para la gestión y planificación.

¿Qué diferencias hay con el balance de situación?

El balance de situación muestra la fotografía estática de los activos, pasivos y patrimonio de una empresa en un momento concreto. En cambio, la cuenta de explotación muestra el flujo económico (ingresos y gastos) durante un periodo de tiempo.

Conclusión

La cuenta de explotación es una herramienta esencial para entender la salud financiera de cualquier empresa. En 2025, gracias a los avances tecnológicos y las soluciones SaaS, las asesorías y gestorías pueden automatizar su elaboración, interpretar mejor los datos y ofrecer un valor añadido real a sus clientes. Si aún no trabajas con un software que te facilite este proceso, quizá sea el momento de dar el salto.

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