VAT Number: Qué es y cómo obtenerlo (2025)

En un entorno cada vez más digital y globalizado, el comercio internacional ha dejado de ser exclusivo de las grandes empresas. Autónomos, pymes e incluso profesionales digitales necesitan operar con clientes y proveedores en la Unión Europea. En este contexto, el VAT number (número de IVA intracomunitario) es una pieza clave para cumplir con la normativa fiscal y evitar sanciones.

Si trabajas en una asesoría o gestoría, comprender qué es el VAT number y cómo obtenerlo para tus clientes es esencial. En este artículo, actualizado para 2024, te explicamos todo lo que necesitas saber para gestionar el número de IVA intracomunitario de forma eficiente, especialmente si cuentas con un software SaaS que automatiza procesos fiscales.

¿Qué es el VAT Number?

Definición de VAT Number

El VAT Number (Value Added Tax Number) es el número de identificación fiscal intracomunitario que permite a las empresas y profesionales operar dentro de la Unión Europea sin incurrir en doble tributación del IVA.

Este número permite a los sujetos pasivos del impuesto realizar operaciones intracomunitarias exentas de IVA, como la venta o compra de bienes y servicios entre países miembros de la UE.

¿Cómo se compone un VAT Number?

El formato del VAT number varía según el país, pero suele estar compuesto por:

• El código del país (2 letras), como ES para España o FR para Francia.
• Un número de identificación fiscal único dentro de ese país.

Ejemplo para España:

ESB12345678

¿Quién necesita un VAT Number?

Están obligados a solicitar un VAT number:

• Empresas que venden bienes o prestan servicios a otros países de la UE.
• Autónomos o profesionales que compran o venden servicios a clientes o proveedores de la UE.
• Negocios de e-commerce que hacen envíos transfronterizos dentro de la UE.
• Plataformas digitales y SaaS que facturan a usuarios en diferentes países europeos.

Importante: Tener un NIF en España no es suficiente para operar a nivel intracomunitario. Es necesario estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) para que el número sea válido en la base de datos VIES de la UE.

Beneficios de disponer de un VAT Number

Obtener el VAT number no solo es una obligación legal, sino que también ofrece ventajas fiscales y operativas:

• Evitar la aplicación del IVA en facturas intracomunitarias.
• Mayor confianza ante clientes y proveedores europeos.
• Cumplimiento normativo frente a inspecciones.
• Agilización en la declaración del modelo 349.

Cómo obtener un VAT Number en España (2024)

Paso 1: Estar dado de alta en Hacienda

Lo primero es que el autónomo o empresa esté dado de alta en Hacienda con un NIF válido y que desarrolle una actividad económica sujeta a IVA.

Paso 2: Solicitud de alta en el ROI

Para obtener el VAT number, es necesario solicitar el alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI). Esto se hace mediante la casilla 582 del modelo 036.

Paso 3: Presentación del modelo 036

En el modelo 036 se debe marcar:

• Casilla 130: “Solicita la inclusión en el registro de operadores intracomunitarios”
• Casilla 582: “Operaciones intracomunitarias”

La solicitud puede presentarse:

• De forma telemática, con certificado digital.
• A través de un software de gestión SaaS que automatice el envío de modelos tributarios.

Paso 4: Revisión por parte de la AEAT

La Agencia Tributaria puede tardar entre una y cuatro semanas en aprobar la inclusión. En algunos casos, puede requerir documentación adicional o comprobar que realmente se van a realizar operaciones intracomunitarias.

Una vez aprobada, el número de IVA intracomunitario aparecerá activo en el sistema VIES.

Cómo comprobar si un VAT Number es válido

Es esencial verificar que el VAT number del cliente o proveedor europeo con el que se opera está dado de alta. Esto se puede hacer de forma gratuita en la web oficial del sistema VIES:

https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies

Si el número no está validado en VIES, la operación no se considerará exenta de IVA, y pueden derivarse sanciones o ajustes tributarios.

Qué pasa si no se obtiene el VAT Number

Si una empresa realiza operaciones intracomunitarias sin estar dada de alta en el ROI:

• Tendrá que aplicar el IVA nacional en sus facturas a clientes de la UE.
• Puede incurrir en sanciones por omisión tributaria.
• No podrá beneficiarse del régimen especial de operaciones intracomunitarias.
• Se le dificultará la devolución del IVA soportado en otros países.

Ventajas de automatizar este proceso con software SaaS

Muchas asesorías ya utilizan soluciones SaaS especializadas en fiscalidad. Estas herramientas ofrecen funcionalidades como:

• Generación automática del modelo 036.
• Control del estado del VAT number de cada cliente o proveedor.
• Alertas de vencimientos o cambios legislativos.
• Validación en tiempo real en el sistema VIES.
• Integración con modelos como el 303 y el 349.

Además, permiten llevar una trazabilidad clara de las operaciones, lo que reduce errores y acelera auditorías e inspecciones.

Casos prácticos para asesorías y gestorías

Caso 1: Freelance español que factura servicios a Alemania

Un diseñador gráfico autónomo que factura a una empresa en Berlín debe:

• Estar dado de alta en el ROI.
• Emitir factura sin IVA, indicando la ley de exención.
• Incluir el VAT number del cliente alemán y el propio.

Caso 2: E-commerce español que vende productos a Francia

Una tienda online que supera el umbral de 10.000 € de ventas anuales a consumidores franceses debe:

• Registrarse en el sistema OSS.
• Declarar el IVA en Francia.
• Tener un VAT number válido y activo.

Preguntas frecuentes sobre el VAT Number

¿Qué significa estar registrado en VIES?

Significa que el VAT number ha sido validado por Hacienda y figura en la base de datos europea. Solo entonces se pueden emitir facturas sin IVA a clientes intracomunitarios.

¿Cuánto tarda la Agencia Tributaria en conceder el VAT number?

Entre 2 y 4 semanas, aunque puede variar según el caso. Es posible que se soliciten pruebas de actividad económica real.

¿Se puede facturar antes de obtener el VAT number?

No. Hasta que el número no esté validado en VIES, cualquier factura intracomunitaria debe llevar el IVA español.

¿Se puede perder el VAT number?

Sí. Hacienda puede dar de baja del ROI si detecta que no se están realizando operaciones intracomunitarias. Por eso es importante mantenerlo actualizado.

¿Un software puede ayudar con la gestión del VAT number?

Por supuesto. Las herramientas SaaS específicas para asesorías permiten automatizar la solicitud, validar clientes/proveedores y generar informes. Ahorran tiempo y reducen riesgos.