Introducción

El nuevo registro horario digital está marcando un antes y un después en la forma en la que las empresas gestionan la jornada laboral.

El registro horario es obligatorio en España desde el Real Decreto-ley 8/2019, pero el foco normativo está cambiando rápidamente.

La tendencia es clara: sistemas digitales, mayor trazabilidad y un criterio sancionador más estricto. Cumplir “por cumplir” ya no es suficiente.

¿Cuáles son las sanciones en el nuevo registro horario en España?

El incumplimiento del registro horario se considera infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Las multas pueden oscilar entre 751€ y 7.500€.

Además, el criterio de la Inspección está evolucionando hacia un enfoque por trabajador afectado, lo que puede multiplicar el impacto económico en empresas con varios empleados.

Qué exige la normativa (y cómo se está interpretando)

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a:

• Registrar la jornada diaria
• Garantizar que el registro sea fiable
• Mantener los datos durante 4 años
• Facilitar el acceso inmediato en caso de inspección

En la práctica, la Inspección está poniendo el foco en tres aspectos:

• Fiabilidad del sistema
• Imposibilidad de manipulación
• Disponibilidad inmediata de los datos

¿Qué cambia con el nuevo registro horario digital en 2026?

Aquí es donde está el cambio relevante.

1. Digitalización del registro horario

El criterio actual favorece sistemas digitales frente a métodos manuales.

👉 Excel, papel o soluciones básicas quedan cada vez más cuestionadas.

El motivo es claro: no garantizan trazabilidad ni seguridad.

2. Sanciones por empleado

Cada vez más inspecciones aplican sanciones por trabajador afectado.

👉 Esto convierte un error puntual en un problema económico relevante.

3. Mayor control e inspecciones

El endurecimiento del criterio implica:

• Más inspecciones
• Mayor exigencia documental
• Menor margen de interpretación

El problema real en las pymes

Muchas empresas creen que cumplen porque registran la jornada.

Pero el problema no es registrar horas, es poder demostrar que esos datos son fiables.

Si el sistema permite modificar registros sin control o no ofrece trazabilidad, la empresa queda expuesta.

Cómo Factorial resuelve el problema real del nuevo registro horario

Aquí es donde muchas empresas se dan cuenta de que el problema no era «fichar», sino todo lo que hay detrás.

Para un responsable de RRHH, el registro horario se ha convertido en una fuente constante de fricción:

• Dudas sobre si el sistema cumple realmente
• Tiempo invertido en revisar datos manualmente
• Miedo a una inspección inesperada
• Falta de control sobre accesos y modificaciones

Y, sobre todo, una incertidumbre constante: ¿esto aguantaría una inspección?

Factorial cambia completamente este escenario.

No se trata solo de registrar la jornada, sino de eliminar los puntos de dolor que generan riesgo y carga operativa.

Con Factorial:

• El registro es completamente digital desde el origen → no hay margen para sistemas manuales o dudosos
• Los datos son inalterables y auditables → cualquier cambio queda registrado
• El equipo de RRHH deja de revisar Excel y consolidar información manualmente
• La información está disponible en tiempo real → sin necesidad de preparar nada ante una inspección
• Los informes se generan automáticamente → listos para presentar en cualquier momento

Además, permite adaptarse a la realidad actual de las empresas:

• trabajo híbrido
• equipos en remoto
• diferentes tipos de jornada

El resultado no es solo cumplir.

Es recuperar control, reducir carga administrativa y eliminar el riesgo de sanción desde el sistema.

Para un director de RRHH, eso significa pasar de gestionar un problema constante a tener un proceso completamente automatizado y seguro.

Antes de que sea obligatorio te ayudamos a prepararte

El cambio no es teórico. Está en marcha.

Y aunque algunos aspectos normativos siguen en desarrollo, la dirección es clara: más digitalización, más control y más exigencia.

Por eso, el próximo 23 de abril a las 10:00 organizamos un webinar donde explicaremos con claridad:

• qué cambios introduce el nuevo registro horario
• cómo afectan a las pymes y a RRHH
• qué debe tener un sistema para cumplir realmente

Contaremos con Carlos Tortajada, socio director de Equal Protección de Datos y experto en la materia, que aportará una visión práctica y resolverá las dudas más habituales sobre el fichaje y su cumplimiento.

👉 Si quieres adelantarte y evitar riesgos, regístrate ahora y deshazte de todas tus dudas.

Conclusión

El registro horario está entrando en una nueva fase: más digital, más controlada y con mayor impacto económico.

Seguir con sistemas básicos ya no es una opción segura.

No es un tema administrativo, es un riesgo creciente.

El nuevo registro horario digital obliga a las empresas a replantear sus sistemas si quieren evitar sanciones y problemas en inspecciones.

En iUNiS ayudamos a implantar soluciones como Factorial adaptadas a cada empresa para asegurar cumplimiento real desde el primer día.

👉 Si quieres saber si tu sistema actual te protege o te expone, podemos analizarlo contigo.

FAQ

¿Es obligatorio el registro horario digital en España?

No está explícitamente definido como obligatorio en todos los casos, pero el criterio de la Inspección está claramente orientado a sistemas digitales fiables.

¿Cómo calcula la Inspección las sanciones?

Según la gravedad de la infracción y, cada vez más, en función del número de trabajadores afectados.

¿Puede una empresa ser sancionada varias veces?

Sí. El incumplimiento puede dar lugar a inspecciones recurrentes y múltiples sanciones.

¿Qué sistema de registro horario cumple la ley?

Uno que garantice fiabilidad, trazabilidad, control de accesos y disponibilidad inmediata de los datos.

¿Excel sirve como registro horario?

En la mayoría de casos no garantiza cumplimiento ante una inspección.