Veri¿Cómo puedo automatizar la facturación y la contabilidad de mi empresa?

Automatizar la facturación y la contabilidad consiste en usar un software que realice, de forma automática o con una intervención mínima, tareas que tradicionalmente se hacen a mano: crear y enviar facturas, trasladar esa información a la contabilidad, conciliar movimientos bancarios y generar informes, sin tener que introducir el mismo dato varias veces.

Facturas en Excel, correos con documentos adjuntos, datos que se vuelven a introducir en contabilidad, extractos bancarios que hay que revisar y, cuando llega el cierre de mes, la sensación de que todo podría hacerse de una forma mucho más sencilla. Para una pyme o un autónomo, muchas de esas tareas repetitivas ya pueden pasar a estar gestionadas por un software de gestión, sin necesidad de montar un proyecto tecnológico complejo.

La clave está en no automatizar por automatizar. El objetivo es conseguir que la información se introduzca una sola vez y pueda aprovecharse en todo el proceso administrativo, desde la factura hasta la contabilidad y el análisis del negocio.

Además, este es un buen momento para revisar cómo se está facturando, porque hay dos calendarios normativos distintos avanzando en paralelo:

• VERI*FACTU: El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación exige que el software de facturación cumpla determinados requisitos de integridad y trazabilidad. Los plazos, ya confirmados por el Congreso, son el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. El sistema Veri*Factu, es un sistema más que debe estar presente en el software de facturación de tu empresa, pero no es obligatorio su uso.
• Factura electrónica obligatoria B2B:  La Ley Crea y Crece obliga a emitir y recibir facturas en formato electrónico estructurado entre empresas y profesionales. Su desarrollo reglamentario (Real Decreto 238/2026) ya está publicado, con una implantación por fases de 12 y 24 meses según el volumen de facturación, que empezará a contar cuando se publique la Orden Ministerial pendiente.

Son obligaciones distintas, con normas y objetivos diferentes, aunque su tramitación haya coincidido en el tiempo. Lo veremos con más detalle más adelante, pero conviene tenerlo presente desde ya al elegir software.

Índice

1. ¿Qué significa automatizar la facturación y la contabilidad?

2. ¿Qué solución necesito para automatizar mi empresa?

3. Automatizar no es sustituir a las personas

4. ¿Cómo empezar a automatizar la facturación y la contabilidad?

5. La automatización empieza con una factura, pero no termina ahí

6. Preguntas frecuentes

¿Qué significa automatizar la facturación y la contabilidad?

Automatizar la facturación y la contabilidad consiste en utilizar un software capaz de realizar de forma automática, o con una intervención mínima, tareas que tradicionalmente se hacen de forma manual. Por ejemplo:

El verdadero salto de productividad aparece cuando estas funciones no están aisladas, sino conectadas dentro de un mismo ecosistema de gestión.

1. Automatiza la creación y emisión de facturas

Si cada factura requiere introducir manualmente los datos del cliente, productos o servicios, impuestos, fechas y condiciones de pago, el proceso consume tiempo y aumenta las posibilidades de cometer errores. Un software de facturación permite guardar previamente la información y reutilizarla cuando sea necesario.

Además, determinadas soluciones permiten automatizar la facturación periódica, algo especialmente útil para negocios que trabajan con cuotas, mantenimientos, suscripciones o servicios recurrentes.

¿Qué consigues? Menos introducción manual de datos, menos errores, mayor rapidez al facturar, mejor control de las facturas emitidas y mayor trazabilidad del proceso.

Por ejemplo, a3factura permite gestionar online la facturación de autónomos y pequeñas empresas, crear facturas y presupuestos y trabajar con el asesor desde el mismo entorno.

2. Conecta la facturación con la contabilidad

Una empresa puede tener un buen programa para hacer facturas y, sin embargo, seguir perdiendo horas introduciendo esas mismas operaciones en contabilidad. La pregunta que conviene hacerse es sencilla: ¿cuántas veces estás introduciendo el mismo dato?

3. Digitaliza las facturas recibidas

La automatización no debería limitarse a las facturas que emite la empresa; también hay que mirar qué sucede con las facturas de proveedores. Una factura que llega por correo electrónico o en papel todavía necesita ser procesada. Si alguien tiene que leerla, introducir los datos, contabilizarla y archivar el documento manualmente, sigue existiendo un cuello de botella.

Las herramientas de digitalización permiten interpretar la información de las facturas y facilitar su registro contable. Por ejemplo, a3ERP Scan está orientado a digitalizar y contabilizar facturas, reduciendo la introducción manual de datos. Grupo iUNiS distribuye esta solución dentro de su catálogo para empresas.

Diez facturas al mes pueden gestionarse manualmente sin demasiados problemas; el escenario cambia cuando son cientos.

5. Automatiza la gestión de cobros y pagos

Facturar no significa cobrar: una factura puede estar perfectamente emitida y seguir pendiente durante semanas. Por eso, la automatización debería contemplar también el seguimiento de vencimientos y la gestión de la cartera.

Un buen sistema permite conocer qué facturas están pendientes, cuáles están vencidas y qué importes están comprometidos. Esto ayuda a pasar de una gestión reactiva («¿qué clientes me deben dinero?») a una mucho más controlada («estas son las facturas pendientes, estos son sus vencimientos y esta es la situación de mi cartera»). Para una pyme, esta diferencia puede tener un impacto directo en la planificación de la tesorería.

6. Utiliza información contable para tomar decisiones

Automatizar no significa únicamente conseguir que una tarea tarde menos; también significa disponer de información que antes costaba obtener. Cuando la facturación y la contabilidad están digitalizadas e integradas, es posible consultar indicadores, informes y datos del negocio con mayor rapidez, respondiendo preguntas como cuánto se ha facturado este mes, qué clientes generan más ingresos, qué facturas están pendientes de cobro o cuál es la situación financiera de la empresa.

7. Trabaja con tu asesoría en tiempo real

Cuando la información se envía por correo electrónico, se descarga en diferentes formatos o se comparte mediante documentos, aparecen nuevas tareas y posibilidades de error. Trabajar sobre información compartida permite que empresa y asesoría consulten los mismos datos y reduzcan el intercambio manual de documentación.

Por ejemplo, a3factura permite invitar al asesor a acceder a la información de facturación, mientras que las soluciones contables de Wolters Kluwer también contemplan entornos colaborativos entre asesoría y cliente. Esto cambia la relación con la asesoría: deja de ser únicamente el lugar al que se envían facturas al final del mes y se convierte en un entorno de trabajo más conectado.

8. Elige un software preparado para VERI*FACTU y para la factura electrónica B2B

Hay dos motivos, no uno, para revisar ahora el sistema de facturación: el Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación (VERI*FACTU) y el desarrollo de la factura electrónica obligatoria entre empresas.

VERI*FACTU (Ley Antifraude). Forma parte del marco de requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas de facturación: generar registros de facturación, y garantizar principios como la integridad, conservación y trazabilidad. La modalidad VERI*FACTU, en concreto, permite remitir automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Tras la aprobación y convalidación parlamentaria del Real Decreto-ley 15/2025, los plazos quedan fijados así:

Factura electrónica obligatoria B2B (Ley Crea y Crece). Es una obligación distinta: exige emitir y recibir facturas electrónicas estructuradas en las operaciones entre empresas y profesionales, con el objetivo de reducir la morosidad y mejorar la trazabilidad de los pagos. Su desarrollo reglamentario, el Real Decreto 238/2026, ya está publicado y prevé una implantación en dos fases (12 meses para empresas con más de 8 millones de euros de facturación anual, 24 meses para el resto), que empezarán a contar cuando se publique la Orden Ministerial pendiente sobre la solución pública de facturación.

Por eso, al elegir un nuevo programa de facturación no basta con preguntar «¿me permite hacer facturas?». La pregunta debería ser: «¿me permite automatizar mi gestión y está preparado para los requisitos de VERI*FACTU y de la factura electrónica que voy a tener que cumplir?»

¿Qué solución necesito para automatizar mi empresa?

No todas las empresas necesitan el mismo nivel de automatización.

Por eso, una buena automatización debería conseguir tres cosas: menos tareas manuales, más información disponible y más capacidad para decidir.

Si únicamente conseguimos que una pantalla sustituya a una hoja de Excel, hemos digitalizado un proceso. Si conseguimos que la información fluya automáticamente desde la operación hasta la contabilidad y el análisis, estamos transformando la gestión.

¿Cómo empezar a automatizar la facturación y la contabilidad?

No es necesario cambiar todos los procesos de la empresa de un día para otro. Un buen punto de partida es analizar el recorrido de una factura: ¿dónde nace? → ¿quién la crea? → ¿cómo se envía? → ¿dónde se registra? → ¿cómo llega a contabilidad? → ¿cómo se cobra? → ¿dónde se archiva? → ¿qué información genera?

Después, identifica los puntos en los que alguien está copiando, pegando, descargando, enviando o introduciendo información manualmente. Esos son los primeros candidatos a automatización.

Una hoja de ruta sencilla:

1. Revisar el proceso actual. Detecta qué tareas consumen más tiempo y dónde se producen errores o duplicidades.
2. Definir qué quieres automatizar. Facturación, facturación periódica, digitalización de facturas, contabilidad, conciliación bancaria, cobros o reporting.
3. Elegir una solución que conecte los procesos. Evita crear un ecosistema de herramientas aisladas si una solución integrada puede cubrir tus necesidades.
4. Comprobar el cumplimiento normativo. Especialmente en el contexto actual de VERI*FACTU y de la factura electrónica B2B.
5. Contar con acompañamiento en la implantación. La tecnología es importante, pero también lo es parametrizar correctamente el sistema y adaptar el proceso a la realidad de la empresa.

La automatización empieza con una factura, pero no termina ahí

Automatizar la facturación puede ser el primer paso para transformar toda la gestión administrativa de una empresa. La factura deja de ser un documento aislado y se convierte en el origen de información que puede alimentar otros procesos: contabilidad, tesorería, control de cobros, análisis y toma de decisiones.

No se trata simplemente de hacer facturas más rápido, sino de conseguir que la información generada por el negocio trabaje para la empresa.

En Grupo iUNiS ayudamos a pymes, autónomos y asesorías a identificar qué solución encaja mejor con sus necesidades dentro del ecosistema de Wolters Kluwer. Como Partner Gold de Wolters Kluwer, trabajamos con soluciones de facturación, contabilidad y gestión como a3factura, a3innuva, a3ERP y a3asesor, además de acompañar los procesos de implantación y digitalización. Y, ante el nuevo escenario normativo, nuestras soluciones de facturación ya están adaptadas al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.

Si estás pensando en automatizar la facturación y la contabilidad de tu empresa, el primer paso no tiene por qué ser elegir un programa. Puede ser analizar cómo estás trabajando hoy y detectar qué tareas no deberías seguir haciendo manualmente.

Preguntas frecuentes sobre la automatización de facturación y contabilidad