Business Intelligence: ¿Por qué debemos aplicarlo a nuestra empresa?

La denominada Business Intelligence, BI o inteligencia de negocios, es la combinación de análisis de negocios, minería, visualización, herramientas e infraestructura de datos, además de una serie de prácticas recomendadas para ayudar a las empresas a tomar decisiones basadas en los datos.

En la práctica, implementar la inteligencia de negocios moderna conlleva contar con una vista integral de todos los datos de la organización. Además de usarlos para impulsar un cambio, eliminar las ineficiencias y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y la demanda.

Es de cierta importancia tener en cuenta que esta es una definición de Business Intelligence muy moderna. Anteriormente, se empleaba para tomar decisiones y transformar datos en información antes de convertirse en un producto específico de los equipos de BI con soluciones basadas en TI. En las soluciones BI modernas, se priorizan factores como el análisis de autoservicio flexible, los datos gobernados en plataformas confiables, la capacitación de los usuarios corporativos y la rapidez para obtener información.

Métodos y procesos del Business Intelligence

Business Intelligence es mucho más que un proceso específico. Se trata de un término general que incluye los procesos y métodos para recopilar, almacenar y analizar datos de operaciones de negocio y actividades, que optimiza el rendimiento de la empresa.

Todo esto se combina para crear una vista integral de una empresa y ayudar a las personas a tomar decisiones que sean mejores y más útiles. Durante estos últimos años, el Business Intelligence ha evolucionado mediante la inclusión de nuevos procesos y actividades que mejoran el rendimiento. Los detallamos a continuación:

• Minería de datos: usar bases de datos, estadísticas y aprendizaje automático para descubrir tendencias en conjuntos de datos más grandes.
• Generación de informes: compartir análisis de datos con las partes interesadas para que todos puedan sacar sus propias conclusiones y tomar decisiones.
• Métricas de rendimiento y valores de referencia: comparar los datos del rendimiento actual con datos históricos para hacer un seguimiento del rendimiento frente a los objetivos. En general, esto se lleva a cabo con dashboards personalizados.
• Análisis descriptivos: usar un análisis de datos preliminar para descubrir qué ocurrió.
• Consultas: el usuario realiza preguntas específicas relacionadas con los datos y la BI extrae las respuestas de los conjuntos de datos.
• Análisis estadístico: a partir de los resultados de análisis descriptivos, se exploran aún más los datos a través de estadísticas, por ejemplo, para determinar cómo ocurrió una tendencia y por qué
• Visualización de datos: transformar el análisis de datos en representaciones visuales, como gráficos e histogramas, a fin de consumir más fácilmente los datos.
• Análisis virtual: explorar los datos a través de la narración visual de historias para compartir información sobre la marcha y permanecer en el flujo de análisis.
• Preparación de datos: recopilar varias fuentes de datos, identificar las dimensiones y las medidas y preparar los datos para el análisis.

La importancia de Business Intelligence

Por otro lado, la inteligencia de negocios facilita a las compañías la toma de decisiones, ya que ofrece datos actuales e históricos dentro de su contexto empresarial. Los analistas aprovechan las innumerables ventajas del Business Intelligence para establecer valores de referencia de rendimiento y de la competencia.

De la misma manera, pueden operar de forma más ágil y eficiente y así, identificar las tendencias del mercado más fácilmente, a fin de incrementar las ventas o los ingresos. Usadas de manera eficiente, los datos correctos permiten mejorar todo tipo de iniciativas, desde el cumplimiento de las normas hasta la contratación. Estas son algunas de las alternativas que ofrece el Business Intelligence a las empresas para tomar decisiones más inteligentes y basadas en datos:

• Identificar maneras de aumentar los beneficios.
• Analizar el comportamiento de los clientes.
• Comparar los datos con la información de la competencia.
• Hacer un seguimiento del rendimiento.
• Optimizar las operaciones.
• Predecir el éxito.
• Identificar las tendencias del mercado.
• Detectar los inconvenientes o problemas.

Diferencias entre el Business Intelligence y el Big Data

Es común confundir estos dos términos que, aunque son similares y en la mayoría de los casos, complementarios, nos son exactamente iguales. No funcionan de la misma forma ni analizan el mismo tipo de datos, y tampoco el procesamiento de los datos es igual.

De esa manera, en el Big Data se analizan también grandes volúmenes de datos, pero éstos pueden ser estructurados, semiestructurados o no estructurados, mientras que las tecnologías de Business Intelligence, necesitan de datos estructurados que previamente hayan sido alojados en un servidor.

Otra de las grandes diferencias es el almacenamiento de datos, ya que en el big data, se trabaja con datos distribuidos en distintos servidores, lo que permite ofrecerlos en tiempo real a velocidades mucho más elevadas. De igual forma, es muy distinta la forma en la que trabajan y procesan los datos, ya que el business intelligence, los necesita, como hemos señalado, clasificados y organizados y alojados en un solo servidor, sin embargo, el big data permite analizar datos de diversa procedencia y al no necesitar alojarlos y estructurarlos previamente, resulta más rápido y en tiempo real. A menudo, tanto los equipos de big data como de business intelligence trabajan de forma conjunta para servir a las decisiones de negocios en un mundo empresarial cada vez más complejo y cambiante.

Utilidades del Business Intelligence

Los beneficios del business intelligence se clasifican en tangibles, intangibles y estratégicos. Los beneficios tangibles se refieren a la ayuda a las empresas para mejorar la adquisición de clientes y su conversión gracias al análisis y mejoras en la segmentación de éstos. También ayuda a reducir la tasa de abandono de los clientes y mejorar su fidelidad. Además, permite incrementar el número de productos o servicios adquiridos por cada cliente.

En cuanto a los beneficios intangibles, se refieren a todas aquellas ventajas competitivas que no podemos cuantificar. Gracias al business intelligence podemos optimizar la atención al cliente o facilitar el acceso a la información a otros departamentos y equipos e incluso a nuestros clientes. Por último, los beneficios estratégicos, se refieren a la generación de cuadros de mando o dashboards que recogen los principales KPIs de la evolución de la empresa y facilitan a los directivos la toma de decisiones informada y de forma ágil.

Herramientas de Business Intelligence

El mundo de las nuevas tecnologías está permitiendo el desarrollo de diversas herramientas de business intelligence, que ayudan a las empresas a la integración de datos, su análisis y posterior visualización de la información. Veamos algunos tipos de soluciones de business intelligence:

• Herramientas de Datamining: Las herramientas de data mining o minería de datos tienen por objeto localizar y recopilar los datos, procesarlos y clasificarlos.
• Herramientas OLAP (Online Analytcal Processing): Son sistemas de procesamiento de la información online que trabajan con tablas de bases de datos relacionadas
• Herramientas de visualización de datos a través de dashboards y cuadros de mando: con ellas es posible visualizar la evolución del rendimiento de los principales KPIs con gráficos e iconos que hacen que resulte más fácil de comprender.
• Herramientas de reporting o generadoras de informes: están dirigidas de forma específica a la generación de informes más o menos estandarizados para diversos grupos o departamentos.
• Herramientas de modelización: sirven a los gestores para crear los planes de negocio basados en datos y simular el comportamiento en el mercado o en una situación hipotética.

¿Cómo ayudará a la gestión de nuestros proyectos?

Las herramientas de business intelligence nos permiten trabajar con datos en tiempo real y generar informes estandarizados, de forma que si estamos trabajando en varios proyectos al mismo tiempo o en diversas fases, podremos crear informes que nos facilitarán la comparabilidad.

Por otro lado, podremos hacer seguimiento de los principales KPIs de nuestro proyecto como riesgos, hitos, cantidad de tareas, porcentaje de tareas finalizadas y otros. Los gestores de proyectos disponen así de soluciones que les permiten trabajar con plantillas que agilizan su gestión y, más tarde, evaluar los resultados.