Nuevos plazos para solicitar el Kit Digital en 2024: Requisitos y beneficios

El Gobierno de España ha ampliado recientemente los plazos para solicitar el Kit Digital. Previamente terminaban en 2023, pero para determinadas empresas el Programa admitirá solicitudes para los tres segmentos hasta las 11.00 de la mañana del próximo 31 de diciembre de 2024. Así, las tres convocatorias disponibles continúan activas y los autónomos y empresas están todavía a tiempo de cobrar las ayudas para digitalizar un negocio.

Por otra parte, los plazos para solicitar el Kit Digital nos son las únicas fechas que los autónomos tengan que tener en cuenta dentro de este programa. Una vez solicitadas las ayudas, los negocios tendrán que cumplir también otros plazos, como los destinados a consumir el bono digital o a justificar e implementar el servicio. Si eres empresa o autónomo y aún no sabes hasta cuándo puedes solicitar el Kit Digital o cuáles son los plazos para consumir el bono digital e implementar este servicio, continúa leyendo.

¿Qué es eso que llamamos Kit Digital?

Se conoce como Kit Digital a uno de los principales programas de ayudas, activos en la actualidad, y destinados a digitalizar las pequeñas empresas y a los autónomos españoles. Estas ayudas tuvieron su punto de partida a principios de 2022, hace ya más de un año y medio, y se han impuesto en más de 200.000 negocios durante este período.

Financiado con fondos europeos, el programa Kit Digital, consiste en una subvención en forma de bono que cobran los negocios para invertir en determinados servicios digitales. Ahora mismo coexisten doce soluciones disponibles dentro del catálogo que pueden contratar las empresas beneficiarias con el presupuesto que se les ha asignado.

El Kit Digital funciona mediante bonos digitales, cheques que pueden tener un valor de 2.000, 6.000 o 12.000 euros en función de cuántos trabajadores tenga a su cargo el autónomo o la empresa que solicite las ayudas. Como ejemplo, un negocio con dos trabajadores contratados pertenecería al tercero de los tres segmentos; y le corresponderían 2.000 euros que podrá gastar en distintos servicios digitales.

Una vez que el autónomo o empresario solicita las ayudas y se le concede el bono, dispone de un determinado tiempo para elegir el agente digitalizador que prefiera y gastar el dinero en alguna de las doce soluciones disponibles, como puede ser un programa de facturación electrónica.

Tampoco debemos olvidar que las convocatorias del Kit Digital todavía están activas y se admiten solicitudes, pero hay una fecha límite para solicitar estas ayudas. De igual forma, cuando se cobre el bono digital, los autónomos y pymes tendrán un determinado plazo para consumirlo, implementar y justificar el Kit Digital, e incluso pagar a su agente digitalizador. Hablaremos de todas estas fechas más adelante en el artículo.

Requisitos para solicitar el Kit Digital

Otro tema importante es saber que, como cualquier línea de ayudas, el Kit Digital tiene una serie de requisitos que deben cumplir las empresas y autónomos solicitantes para ser beneficiarios de las subvenciones.

La primera condición es, por supuesto, ser destinatario de una de las tres convocatorias que están actualmente activas en el Programa Kit Digital. Estos grupos o segmentos de beneficiarios se dividen en función del tamaño de la plantilla.

Ahora, los tres segmentos que hay activos son para empresas con más de diez y menos de 50 empleados (Segmento 1); para negocios con entre tres y menos de diez trabajadores (Segmento 2) y para autónomos sin plantilla o con menos de 3 trabajadores (Segmento 3).

Es posible que en un plazo corto de tiempo se cree una nueva convocatoria para empresas más grandes. Pero, de momento, las empresas o autónomos solicitantes tienen que cumplir de entrada el requisito básico de tener menos de 50 empleados en su plantilla.

Una vez cumplido este requisito, tendrán que cumplir además otras obligaciones básicas como:

• Tener la consideración de pyme, micropyme o autónomo –por tamaño-.
• Cumplir los límites de facturación para ser considerado pyme o micropyme.
• Estar de alta en la Seguridad Social el tiempo mínimo que se requiera en el segmento correspondiente.
• No ser considerada empresa en crisis. Por ejemplo, no estar inmerso en una declaración de concurso.
• Estar al corriente de pago de impuestos o cotizaciones.
• No superar el límite de ayudas de pequeña cuantía (minimis).

¿Cuáles son los plazos para solicitar el Kit Digital?

Una vez que el autónomo o empresario compruebe que cumple con los citados requisitos, llega el momento de seguir todos los pasos para solicitar el Kit Digital. El plazo para tramitar esta solicitud continúa abierto, pero tiene establecida una fecha límite.

El Gobierno amplió a principios de año el plazo de solicitud. Hasta principios del año 2023, lo autónomos y empresas más pequeñas, del segmento 3, tenían sólo hasta el 20 de octubre de 2023 para pedir las ayudas.

Por otra parte, para las pymes del segmento 2 y 1 ya hubiera finalizado el plazo porque tenían sólo hasta el 2 de septiembre de 2023 y hasta el pasado 15 de marzo respectivamente.

Sin embargo, y con la ampliación del Gobierno, todas las empresas de menos de 50 empleados –sea cual sea su convocatoria- siguen en plazo para solicitar las ayudas del Kit Digital. El Programa admite solicitudes para los tres segmentos hasta las 11.00 de la mañana del próximo 31 de diciembre de 2024.

El bono digital: plazos de consumo

El plazo de solicitud es uno de los más importantes que deben contemplar los autónomos o empresas de cara a las ayudas del Kit Digital, pero no es el único. Una vez se hayan solicitado las subvenciones y Red.es notifique la concesión de su bono digital –de 2.000, 6.000 o 12.000 euros-, comenzará la cuenta atrás y tendrán un determinado tiempo para utilizar el cheque que se les haya asignado.

Tal y como explica Red.es, la entidad encargada de gestionar este Programa, “los beneficiarios deben tener en cuenta que una vez notificada la concesión de su bono tienen seis meses para utilizarlo”.

Dicho de otra forma, en el momento en que Red.es notifique al autónomo o a la empresa que se le ha concedido el bono, se inicia la cuenta atrás y tendrán seis meses para:

• Decidir el servicio o los servicios que quieren implantar en su negocio.
• Acudir al catálogo de agentes digitalizadores y seleccionar a la empresa que desean que les instale esta solución.
• Firmar el acuerdo de Prestación de Servicios con su agente digitalizador.

Es muy relevante cumplir con estos plazos ya que, según se advierte desde Red.es, una vez transcurridos esos seis meses, “todo el dinero del bono que no se haya consumido se perderá” y ya no se podrá invertir.

Plazos para implantar y justificar el Kit Digital

Después de haber elegido a tiempo la solución que quiere implantar y el agente digitalizador que le va a prestar este servicio, el autónomo o empresa todavía tendrá que cumplir con otros plazos. De hecho, la firma del acuerdo de prestación de sevicios no es más que el principio de todo el proceso de implantación de las herramientas digitales en el negocio.

Dos de los puntos clave en este proceso tras haber elegido al agente digitalizador son la implementación del servicio y la justificación de que esta solución se ha prestado correctamente. Ambas etapas también tienen unos plazos máximos establecidos.

Si bien es cierto que la mayoría de los trámites para la implantación y justificación del servicio los tiene que hacer el agente digitalizador, el negocio beneficiario también está implicado en algunas partes de este proceso.

Según explican desde Red.es, en cuanto a los plazos para justificación e implantación del servicio hay que diferenciar entre la primera convocatoria –es decir, el segmento 1 para empresas con entre diez y menos de 50 trabajadores- y el resto.

Fechas para la implantación del Kit Digital

El plazo para la implantación del servicio de Kit Digital comienza cuando ya se ha validado el acuerdo. A partir de esta fecha de firma del acuerdo, el negocio beneficiario y su agente digitalizador tienen tres meses para implantar la solución.

En esos tres meses se tiene que haber implantado la solución, por ejemplo, instalado el programa de facturación electrónica en el negocio o creado la página web y emitido la factura.

Además, para la primera convocatoria –entre 10 y 50 empleados-, en esos tres meses también se tiene que haber abonado la factura. Es decir, la empresa beneficiaria tiene que haber pagado en ese tiempo el IVA del servicio que se ha implantado –que no está incluido en las ayudas, pero sí se podrá deducir en la declaración trimestral-.

Sin embargo, en la segunda y tercera convocatoria –para negocios entre cero y menos de tres empleados o entre tres y menos de diez trabajadores- “tras la modificación que se hizo de las bases, no es obligatorio abonar la factura en esos tres meses. En este caso, el beneficiario tiene otros tres meses más para abonar la factura. Es decir, un máximo de 6”, tal y como han explicado en Red.es.

Proceso de justificación

Por otra parte, el proceso de justificación también tiene unos plazos estipulados, aunque es cierto que este trámite afecta más bien a los agentes digitalizadores, que son los encargados de llevar a cabo esa gestión.

El plazo para justificar la implantación del Kit Digital empieza a contar desde la emisión de la factura. A partir de ese momento se cuentan doce meses de prestación de servicios. Después de este tiempo, se inicia de forma automática un plazo de tres meses para justificar la implantación del servicio.

Plazos de pago del Kit Digital

Por último, otro de los plazos que han de tener en cuenta tanto los autónomos y empresas beneficiarias, como los agentes digitalizadores son los plazos para pagar el servicio.

Para cada uno de los acuerdos suscritos entre beneficiario y digitalizador se han definido dos momentos de pago:

• El primer momento es el de la implantación. Una vez esté implantada la solución y justificada convenientemente, se produce un primer pago, que será de un 30% -un 40% en redes-.
• Después, tras los doce meses de prestación de servicio y habiéndose justificado el segundo hito, se produce el segundo pago al digitalizador, que será de un 70% -un 60% en redes-.