Digitalizar documentos, un proceso hacia el futuro de las empresas

El proceso de digitalización implica, por lo general, la transformación de gran cantidad de información física a formato digital. La inmensa mayoría de las empresas llegan a almacenar un enorme volumen de documentación, que ocupa un gran espacio físico y cuyos documentos cuesta mucho tiempo y esfuerzo recuperar.

A pesar de que el proceso de digitalización también requiere ese esfuerzo y ese tiempo, por norma, supone a los empresarios múltiples ventajas competitivas. En este artículo vamos a ver cuáles son las ventajas reales que aporta el proceso de digitalizar documentos.

¿Qué entendemos como digitalización de documentos?

El proceso, en concreto, consiste en la transformación de documentos en papel a un formato digital. Con el avance presuroso de la tecnología, el sector empresarial se ha percatado de la relevancia que tiene la digitalización de documentos, hasta un punto, en el que las compañías que no se digitalizan, se encuentran con que su operativa es mucho más lenta que la de su competencia. El sector ya es consciente de las graves consecuencias que puede conllevar para sus negocios.

Para desarrollar un proceso de digitalización, lo primero que debe establecerse es un objetivo final, que va en compañía de una reflexión sobre por qué es necesario digitalizar los documentos. Un ejemplo podría ser el de digitalizar para ahorrar espacio físico y, al mismo tiempo, optimizar la búsqueda de nuestros documentos. Otro podría ser alcanzar la denominada oficina sin papel (paperless office). En el caso de que decidiéramos digitalizar únicamente para ahorrar espacio, estaríamos ante una gran inversión en tiempo y dinero, sólo para obtener más espacio en nuestra oficina.

Este proceso puede aportar mucha más trascendencia y eficiencia dentro de nuestra organización, al margen del incremento del espacio físico. Búsquedas ágiles, mejoras en los accesos a la información y el establecimiento de flujos de trabajo eficientes, son algunas de las ventajas que ofrece la digitalización.

Estas ventajas, al mismo tiempo, nos proporcionarán un retorno a la inversión (ROI), desde el mismo momento en el que se reduzca el tiempo de búsqueda de un documento que antes era físico y ahora digital.

Elementos a tener en cuenta en la transformación digital

El hecho de haber establecido un objetivo a perseguir es fundamental en nuestro camino hacia la transformación digital. Sin embargo, la relevancia de la digitalización de documentos y el éxito que se espera en relación a este proceso, nos alerta sobre varios aspectos que debemos considerar.

Por ejemplo, para realizar un proceso de digitalización no sólo es necesario identificar los problemas y desear solucionarlos. Las compañías deben pensar también en que necesitan una estructura bien definida, que por lo general, va a implicar una inversión de tiempo considerable para lograr los objetivos marcados. Convertir este proyecto en prioritario puede suponer un cambio en la gestión de la información de su empresa. De esta manera, se reducen los tiempos de espera entre la solicitud de la documentación archivada y su posterior consulta.

Software de digitalización para empresas

En el momento en que una empresa se plantea iniciar un proceso de digitalización, suele tener diferentes opciones posibles sobre la mesa, y una de ellas es adquirir un software de digitalización específico para esta funcionalidad. Por supuesto, el lugar más adecuado para asesorarse sobre este tema es iUNiS Digital Group. El software de gestión documental, además de contar con la función de digitalizar, también puede aportar otras opciones para la gestión de la información y documentación digitalizada.

Una de las opciones es implementar un gestor documental con el módulo integrado de digitalización o captura de datos (digitalizar con OCR). En el mercado encontramos dos tipos de gestores documentales: los específicos para la digitalización; y los gestores documentales más generales, que incluyen otra serie de funcionalidades más orientadas a la gestión de documentos. Algunas de estas funcionalidades podrían ser: control de versiones, flujos de trabajo o búsqueda avanzada de documentos, entre otras.

OCR, reconocimiento óptico de caracteres

La funcionalidad OCR (reconocimiento óptico de caracteres) nos permite llevar a cabo una digitalización y clasificación simultánea de la documentación e información, confiriendo metadatos a los documentos y permitiendo la búsqueda instantánea de la información deseada en un plazo posterior. Las empresas que se plantean la digitalización de sus procesos tienen muy en cuenta la utilidad de esta funcionalidad tan demandada para la eliminación del papel o documento físico.

Cómo digitalizar: Diferencias entre escaneado y digitalización

Una de las principales diferencias entre escanear y digitalizar, es que el escaneo implica obtener una foto del documento y la digitalización lo convierte en un formato editable, que reconoce el texto que contiene y le asigna metadatos que facilitan posibles consultas en el futuro.

Cuando pensamos en digitalizar, lo primero que se nos ocurre es que se necesita mucho tiempo para escanear a mano todos los documentos. Pero este proceso ha evolucionado en cuanto a la forma de ejecución y, en la actualidad, se realiza de una manera mucho más rápida y eficiente.

Ls primero que tenemos que pensar es si vamos a digitalizar de manera interna dentro de nuestra propia empresa, o si vamos a subcontratar un servicio externo de digitalización. Esto siempre va a depender de las necesidades, ya sea la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos propios, tener personal disponible para realizar la tarea y otras cuestiones.

Pasos para llevar a cabo un proceso de digitalización documental

Las distintas fases van a variar dependiendo del software que empleemos, así como de los objetivos perseguidos por la empresa. Sin embargo, de manera independiente al sistema de software elegido, los procesos de digitalización suelen estar constituidos por una determinada serie de etapas:

Reunir la documentación: un proceso necesario para analizar qué documentos se tienen que digitalizar y conservar, y cuáles se pueden eliminar. En el caso de la documentación de carácter legal, ya sea contable o mercantil, se debe conservar durante varios años en su formato original. Si esos documentos se generaron en papel, aunque se puedan digitalizar, deben mantenerse en formato físico. El único tipo de documento legal que se puede digitalizar y eliminar son las facturas, pero siempre bajo el proceso homologado de la AEAT.

Otra cuestión en esta etapa es ayudar a las empresas a hacer una ‘limpieza’ relacionada con duplicados y documentos inservibles. Por diferentes razones, las empresas tienen la tendencia a almacenar todo tipo de documentos, incluyendo los que no va a tener que consultar nunca más. Así, cobra importancia la digitalización de documentos, que, entre otras ventajas, ofrece la liberación de espacio físico.

Establecer la estructura de la información: no sirve de nada digitalizar si la información no está ordenada. Por eso tenemos que contemplar cuál es el objetivo que la empresa desea obtener a través de la digitalización. En función de los objetivos, la empresa podrá analizar mejor cómo plasmarla en su sistema de gestión documental.

Transformación de la documentación: es necesario escanear los documentos para convertirlos a formato digital y, en este sentido, estamos condicionados por el propio escáner. En la etapa de escaneo, podemos hacerlo internamente, si no tenemos una cantidad de información muy elevada; o externalizar el proceso, a través de una empresa especializada, si la información es mayor.

Así, la digitalización no termina cuando esta se escanea. El proceso de escaneo proporciona una imagen, pero en muchas ocasiones, las empresas quieren poder editar la información o, incluso, adjuntarla a otro documento en el que se está trabajando. Incluso, según el tipo de documento este se clasificará en un apartado u otro del software y se le otorgarán metadatos para facilitar la búsqueda del documento.

Almacenamiento de la información: para futuras búsquedas o consultas. Este sería el último paso, un paso fundamental ya que lo más importante del proceso es mejorar el acceso a la documentación. Algunos softwares de transformación de la documentación incluyen almacenamiento automático, que consiste en un guardado de información digitalizada según los criterios de la empresa. Permite clasificarla directamente después del escaneo.

¿Qué podemos digitalizar?

Cualquier cosa es susceptible de digitalización. Además del formato papel, también se pueden digitalizar las facturas, albaranes, pedidos, entre otros muchos. También es posible digitalizar otras fuentes de información como planos, fotografías, archivos multimedia (vídeos y/o música), etc.

Otra de las opciones sería pasar formatos como el VHS de un vídeo a mp4 y también transformar vinilos en un formato digital. Sin embargo, no podemos eliminar el formato original de toda la documentación que se digitaliza. Algunos documentos hay que conservarlos por ley, durante un tiempo definido y otros porque tienen valor cultural. Como podría ser un mapa de edad Media o una primera edición del Quijote.

Determinadas organizaciones están operativas desde hace cientos de años, lo que provoca una gran acumulación de información y documentación. Algunas han aprovechado los nuevos procesos de digitalización para crear un archivo digital con todos esos documentos.

¿Por qué debemos empezar un proceso de digitalización en nuestra empresa?

En este sentido, podemos valorar una gran cantidad de factores que se nos pueden plantear a la hora de llevar a cabo el proceso de digitalización, como hemos visto hasta ahora. Pero, podemos encontrar otros que valoraremos a continuación:

• Seguridad: lo que anteriormente se encontraba bajo llave, ahora puede estar protegido por distintas claves de acceso y restricciones. Esto reduce el riesgo de pérdida o sustracción.
• Acceso remoto desde dispositivos móviles: cada vez más empresas demandan que los empleados puedan consultar la información sin estar en la oficina. Un ejemplo sería una empresa de ingeniería que tenga que ir a una obra físicamente.
• Concienciación con el medio ambiente: Una de las medidas en este sentido es dejar de imprimir papeles de forma innecesaria y crear y gestionar los documentos de manera digital. Las medidas ecológicas relacionadas con la tecnología se les denomina Green IT.
• Compartir la información: Compartir un documento físico con compañeros o externos no es lo más ágil y rápido. Si el documento está digitalizado, se puede enviar rápidamente a externos (por ejemplo, clientes o freelancer) y a compañeros.
• Ahorrar en los costes: Tener grandes almacenes de archivos físicos de información exige tener un orden. Este tipo de almacenamiento consume recursos de un encargado del archivo, muebles de almacenamiento, medidas para prevenir humedades e incendios, etc.…
• Evitar el deterioro de los documentos: Cuando hablamos de documentación, imágenes o planos antiguos que son relevantes para la empresa, asegurar que la información se mantiene intacta es esencial. Esto se puede lograr gracias a la digitalización de documentos para empresas.

Incluso los sistemas de gestión documental permiten crear restricciones de acceso con las que los empleados sólo pueden acceder a la documentación a la que están autorizados.